Dashboard

Resumo do dia e da semana.
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Agenda

Agendamentos e status de confirmação.
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Serviços

O que sua empresa oferece pra agendamento.

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Profissionais

Quem atende na sua empresa.
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Configurações

Dados da empresa usados nas mensagens automáticas.
Empresa
Lembretes
Notificações
Pesquisa de satisfação

Recorrência de compra

Lembre clientes de comprar de novo depois de X dias — ex: cloro a cada 30 dias, filtro a cada 90 dias.
Use {nome}, {empresa}, {produto} e {dias} — preenchidos automaticamente.
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Clientes

Cadastro de clientes usado no módulo de Recorrência.
⚡ Cadastro rápido (cliente na loja agora)
Cliente comprou e está esperando? Digite só nome e WhatsApp — o cupom de boas-vindas é gerado e enviado na hora, automaticamente.
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Modelos de Mensagem

Crie modelos prontos de mensagem pra usar na Recorrência. Use {nome}, {empresa}, {produto} e {dias} — preenchidos automaticamente.
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Produtos

Catálogo de produtos/serviços usados na Recorrência. Cadastre aqui ou direto ao criar uma recorrência.
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Relatórios

Encontre clientes por critério e aja direto na tela — sem precisar exportar nada.
Clientes inativos
Clientes sem nenhuma atividade (cadastro ou cupom usado) há mais de X dias.
Cupons emitidos e usados
Taxa de conversão dos cupons no período.
Agendamentos confirmados e cancelados
Taxa de confirmação no período.
Clientes novos
Quem entrou na base nesse período.
Clientes que confirmaram e faltaram
Quem marcou presença mas não compareceu — bom pra reengajar ou cobrar sinal na próxima.

Cupons de Boas-vindas

Clientes ganham um cupom automático ao se auto-cadastrarem pelo link abaixo. Valide o código na hora da venda.
Link de auto-cadastro para seus clientes:
Configuração do cupom
Validar / resgatar cupom
Enviar cupom para um grupo de clientes
Busque aniversariantes ou troque pra "Todos os clientes".
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Manual do VOLTTAI

Guia completo de como usar cada parte do sistema.
🧭 Visão geral
Como o sistema é organizado
O VOLTTAI reúne dois módulos num sistema só: Agendamento (pra negócios que marcam horário, tipo clínicas e salões) e Recorrência (pra negócios de recompra, tipo loja que vende produto consumível — já com Cupons e Pontos de fidelidade inclusos). Você tem acesso aos dois módulos, use o que fizer sentido pro seu negócio.
Usuários e permissões
Cada empresa pode ter vários usuários com login próprio (aba Usuários). Existem dois níveis:
  • Administrador: vê e mexe em tudo.
  • Usuário comum: usa o operacional do dia a dia normalmente (Agenda, Clientes, Serviços, Profissionais, Recorrência, Relatórios) — só fica de fora das áreas mais sensíveis, listadas abaixo.
Exclusivo do Administrador:
  • Criar, editar e excluir usuários (aba Usuários)
  • Configurações da empresa (dados cadastrais, config geral)
  • Configuração de lembretes automáticos (intervalos e textos)
  • Configuração de cupons e pontos de fidelidade (Recorrência)
  • Configuração de notificação ao dono e de pesquisa de satisfação
  • Integrações (chaves de API e webhooks)
  • Conectar e desconectar o WhatsApp da empresa
Isso evita que um funcionário mexa em configuração sensível, crie/apague outros usuários ou desconecte o WhatsApp da empresa sem permissão.
📅 Módulo Agendamento
Serviços
Aba Serviços: cadastro do que a empresa oferece pra marcar hora (ex: "Consulta", "Corte de cabelo"). Cada serviço tem nome, duração em minutos e preço. Esses serviços aparecem no link público de agendamento pro cliente escolher.
Profissionais
Aba Profissionais: cadastro de quem atende (nome, bio opcional, WhatsApp opcional).

Importante: um profissional só aparece no link público de agendamento se estiver vinculado a pelo menos um serviço. Isso se faz pelo botão "Serviços" ao lado do nome dele na lista — marca as caixinhas dos serviços que ele atende e salva. Sem isso, o cliente não consegue escolher ele na hora de marcar.

O botão "Horários" define os dias da semana e faixa de horário que aquele profissional atende (ex: segunda a sexta, 9h às 18h) — isso controla quais horários aparecem disponíveis pro cliente marcar.
Agenda do dia
Aba Agenda: lista os agendamentos do dia selecionado, com nome/telefone do cliente, serviço, profissional e status.

Dá pra filtrar por profissional (dropdown no topo) pra ver só a agenda de uma pessoa específica. Com um profissional selecionado, aparece o botão "Enviar agenda no WhatsApp" — manda pra ele, direto no WhatsApp cadastrado, a lista formatada dos atendimentos daquele dia (hora, serviço, cliente e telefone).

Ações disponíveis em cada agendamento: Cancelar e Confirmar (manual, sem esperar resposta do cliente — o cliente recebe automaticamente uma mensagem de WhatsApp avisando da mudança, com link de reagendamento no caso de cancelamento), Remarcar (abre um seletor de novo horário) e WhatsApp (abre a conversa direto com o cliente, sem copiar número).

Se o módulo Recorrência também estiver ativo, todo cliente que agenda já é cadastrado automaticamente na aba Clientes — nome e telefone preenchidos sozinhos, só falta completar endereço e nascimento se quiser.
Lembretes automáticos e confirmação por WhatsApp
Configurado na aba Configurações. O sistema manda lembrete automático de WhatsApp antes de cada agendamento — por padrão 24h e 3h antes, mas dá pra adicionar/remover intervalos e editar a mensagem de cada um (use as variáveis {nome}, {empresa}, {data}, {hora}, {servico}, {profissional}, {endereco_linha} — são preenchidas sozinhas).

Depois da sua mensagem, o sistema sempre manda automaticamente as opções fixas:
1️⃣ Confirmar · 2️⃣ Cancelar · 3️⃣ Remarcar
Essas três não são editáveis, porque o sistema depende exatamente desse formato pra entender a resposta do cliente (seja clicando no número ou encaminhando a mensagem).

Quando o cliente confirma (respondendo 1), ele recebe também um link para adicionar o compromisso ao Google Agenda — já preenchido com data, hora, serviço e endereço, um clique e o lembrete fica salvo na agenda pessoal dele também, além do lembrete automático que o sistema já manda.
Remarcação e follow-up automático
Quando o cliente responde 3 (Remarcar), o sistema manda o link pra ele escolher um novo horário. Se ele não voltar, o agendamento fica marcado como "Pediu remarcar".

Pra não deixar isso esquecido: a cada 6 horas, o sistema reenvia o link automaticamente, até 2 tentativas. Depois da 2ª tentativa sem resposta, o sistema para de insistir sozinho e o status muda pra "Pediu remarcar (sem resposta)" na Agenda — é o sinal pra você decidir na mão (ligar pro cliente ou cancelar).
Marcar falta (no-show) e follow-up automático
Depois que o horário do agendamento passa, se ainda não foi marcado nada, aparecem dois botões na Agenda: Compareceu e Faltou.

Ao marcar Faltou, o sistema passa a mandar automaticamente uma mensagem de follow-up pro cliente a cada 24 horas, até 2 tentativas, oferecendo o link de reagendamento — sem você precisar ligar ou lembrar de cobrar.

Todo o histórico de faltas fica disponível na aba Relatórios, com opção de remarcar em lote.
Link público de agendamento
Fica disponível na aba Configurações ("Link para seus clientes agendarem"). É a página que você manda pro cliente (por WhatsApp, Instagram, onde for) — ele escolhe serviço, profissional e horário disponível, sem precisar falar com ninguém.
Notificação do dono via WhatsApp
Também na aba Configurações: cadastre seu WhatsApp pessoal e marque quais eventos quer acompanhar (novo agendamento, cliente confirmou, cancelou, pediu remarcar). O mesmo número da empresa que já manda lembrete pro cliente passa a te avisar também, automaticamente — sem precisar de app nem conectar número novo.
Pesquisa de satisfação
Ainda em Configurações: depois que o horário do agendamento termina, o sistema pode perguntar pro cliente, automaticamente, "de 1 a 5, como foi seu atendimento?" — você escolhe quantas horas depois enviar e o texto da mensagem.

A resposta do cliente fica registrada sozinha: aparece como card de satisfação média no Dashboard e como lista das últimas avaliações, com estrelas, direto na mesma tela de configuração.
🔁 Módulo Recorrência
Clientes
Aba Clientes: cadastro completo (nome, WhatsApp, e-mail opcional, endereço com rua/número/bairro/cidade/estado/CEP, data de nascimento, observações). Esse cadastro é usado só pelo módulo de Recorrência — é diferente do cadastro de agendamento.

Um mesmo cliente pode ter várias recorrências (ex: compra cloro a cada 30 dias e filtro a cada 90 dias) — o cadastro do cliente é único, os produtos/prazos ficam separados.

Cada cliente da lista tem um botão WhatsApp pra abrir a conversa direto, sem copiar número. Também tem o botão "Exportar CSV (Meta Ads)" no topo da lista — baixa todos os clientes num formato pronto pra subir como público personalizado no Gerenciador de Anúncios do Meta (nome, telefone em formato internacional, e-mail, cidade, estado, CEP).

Tem uma busca por nome ou telefone acima da lista. Clicando em "Ver / Editar" num cliente abre a ficha completa dele: dados cadastrais editáveis, saldo de pontos, recorrências ativas e histórico completo de cupons (com data de uso e produto) — tudo numa tela só.
Cadastro rápido (cliente na loja)
No topo da aba Clientes, o card "⚡ Cadastro rápido" serve pra quando o cliente está fisicamente na loja comprando. Sua equipe digita só nome e WhatsApp — o sistema cadastra o cliente, gera o cupom de boas-vindas e manda por WhatsApp, tudo na hora, sem o cliente precisar abrir link nenhum.

Só funciona se o cupom de boas-vindas estiver ativo nas configurações (é obrigatório, já que é ele que dá o motivo do cadastro).
Importar clientes de outro sistema (CSV/Excel)
Na aba Clientes, botão "Importar CSV / Excel": pra quem está migrando de outra ferramenta e já tem uma planilha de clientes pronta.

O sistema reconhece automaticamente colunas de nome, telefone, e-mail, endereço, data de nascimento e observações — não precisa reorganizar a planilha num formato específico. Depois de subir o arquivo, o sistema mostra quantos clientes foram importados com sucesso e avisa se algum registro teve problema.
Produtos
Aba Produtos: catálogo do que costuma ser vendido em recompra. Você cadastra aqui ou direto na hora de criar uma recorrência (nesse caso, ele entra pro catálogo sozinho). Serve pra padronizar o nome do produto e evitar digitar diferente toda vez.
Modelos de mensagem
Aba Modelos de Mensagem: crie mensagens prontas reutilizáveis (ex: "Reposição 30 dias", "Reposição 90 dias"), cada uma com texto e prazo padrão em dias. Na hora de criar uma recorrência, você escolhe um modelo num dropdown — ele preenche mensagem e prazo automaticamente, mas ainda dá pra ajustar pra aquele cliente específico antes de salvar.
Criar uma recorrência
Aba Recorrência: busca o cliente já cadastrado (ou cadastra um novo, com endereço completo, direto ali) → escolhe o produto (com autocomplete) → define a data da última compra e o intervalo em dias → escolhe um modelo de mensagem ou escreve na hora → salva.

O sistema calcula sozinho a data do próximo envio (data da compra + intervalo) e, quando chegar o dia, manda a mensagem automaticamente pelo WhatsApp.
Cupom de boas-vindas
Aba Cupons: configure um cupom automático (percentual ou valor fixo, validade em dias, mensagem de boas-vindas). Depois, copie o link de auto-cadastro e mande pros seus clientes (por WhatsApp, Instagram, etc) — ou use o Cadastro rápido na aba Clientes pra fazer isso direto no balcão.

Quando o cliente preenche nome e telefone nessa página, o sistema: cadastra ele automaticamente como cliente, gera um código de cupom único, mostra na tela e manda por WhatsApp.

Se o cupom tiver validade definida, o sistema manda lembretes automáticos pro cliente antes dele vencer — um 7 dias antes e outro 48 horas antes, sem precisar de nenhuma ação sua.

Na hora da venda, você digita o código em "Validar / resgatar cupom" — o sistema mostra quem é o cliente e o desconto, e você marca como usado (trava contra reuso e contra cupom vencido). Também dá pra marcar um cupom como usado direto na ficha do cliente (aba Clientes → Ver/Editar), informando o produto ou serviço usado, pra deixar o histórico completo.
Enviar cupom para um grupo de clientes
Ainda na aba Cupons, seção "Enviar cupom para um grupo de clientes". Três formas de escolher quem recebe:
  • Aniversariantes de uma data: busca todo mundo que faz aniversário naquele dia (qualquer ano), pra mandar parabéns com desconto.
  • Data comemorativa do comércio: dropdown com datas prontas (Black Friday, Natal, Dia das Mães, Páscoa, Carnaval etc.) — as datas são calculadas automaticamente pro ano certo (Páscoa e Carnaval mudam de data todo ano, o sistema já sabe calcular). Manda pra todos os clientes.
  • Todos os clientes: lista geral pra escolher na mão quem recebe.
Define o desconto, validade e mensagem daquele envio (pode ser diferente do cupom de boas-vindas) e manda — cada cliente recebe um código único, com envio automático por WhatsApp.

Tem uma quarta forma de escolher quem recebe: pela aba Relatórios, seção "Clientes inativos" — filtra quem não compra há X dias e manda cupom de reengajamento só pra eles.
Pontos de fidelidade
Aba Pontos: sistema de pontuação acumulativa, complementar ao cupom (que é "uma vez só").

Como ganha pontos: cada produto no catálogo (aba Produtos) tem um campo "pontos por unidade" configurável. Toda vez que uma recorrência é criada com aquele produto, o cliente ganha os pontos automaticamente. Também dá pra ajustar pontos na mão a qualquer momento (bônus, correção, etc), com motivo registrado.

Configuração de conversão: você define, por exemplo, "a cada 10 pontos = R$1 de desconto".

Resgate: busca o cliente na aba Pontos, digita quantos pontos ele quer resgatar — o sistema calcula o desconto, gera um cupom automático (reaproveitando o mesmo sistema de cupom), desconta do saldo e manda o código por WhatsApp. Todo o histórico (ganhos, resgates, ajustes) fica registrado e visível tanto na aba Pontos quanto na ficha do cliente.
Dashboard da Recorrência
Quando o módulo Recorrência está ativo, o Dashboard mostra: total de clientes cadastrados, recorrências ativas, envios pendentes hoje e recompras previstas nos próximos 7 dias. Se a empresa tiver os dois módulos, aparecem os dois blocos de números juntos.
📊 Relatórios
Clientes inativos
Filtra clientes sem nenhuma atividade (cadastro ou cupom usado) há mais de 30, 60 ou 90 dias. A lista mostra nome, telefone e data da última atividade, com botão de WhatsApp individual.

Dá pra selecionar todos ou alguns e disparar um cupom de reengajamento só pra esse grupo, direto na mesma tela — sem precisar ir na aba Cupons.
Cupons emitidos e usados
Filtro de data início/fim. Mostra quantos cupons foram emitidos, quantos foram usados, a taxa de conversão, e a lista detalhada de cada um (cliente, desconto, status, produto usado).
Agendamentos confirmados e cancelados
Filtro de data início/fim. Mostra o total de agendamentos do período, quantos foram confirmados, quantos cancelados, a taxa de confirmação, e a lista detalhada.
Clientes que faltaram (no-show)
Filtro de data início/fim. Mostra quem confirmou presença mas não apareceu, com telefone, serviço, profissional e quantas tentativas de follow-up automático já foram enviadas.

Tem um botão "Remarcar todos" que manda o link de reagendamento em lote pra todo mundo que faltou no período filtrado — bom pra fazer uma varredura e recuperar horários perdidos de uma vez.
Clientes novos
Filtro de data início/fim. Lista quem entrou na base de clientes naquele período — útil pra conferir se uma campanha ou divulgação trouxe gente nova.
⚙️ Geral
Configurações da empresa
Nome, endereço completo (usado nas mensagens de agendamento como {endereco_linha}) e, se o módulo Agendamento estiver ativo, o link público e os lembretes automáticos.
Integrações (API e Webhooks)
Aba Integrações (só admin): permite conectar o VOLTTAI em outros sistemas, tipo n8n, Zapier ou Make.

Chaves de API: gera uma chave secreta pra autenticar chamadas externas. Ela só aparece completa uma vez, na hora de gerar — depois disso fica mascarada. Dá pra revogar a qualquer momento.

API pública (/api/v1/): com a chave, sistemas externos conseguem listar e criar agendamentos, mudar status, e listar/cadastrar clientes de recorrência — sem passar pelo painel.

Webhooks: o caminho contrário — você cadastra uma URL e escolhe os eventos (agendamento criado, confirmado, cancelado, pedido de remarcação, cliente novo). Toda vez que acontecer, o VOLTTAI manda um aviso automático pra essa URL, pra disparar qualquer automação do seu lado.

Pontos de Fidelidade

Clientes ganham pontos automaticamente pelos produtos comprados (configurado em Produtos). Resgate converte pontos em cupom de desconto.
Configuração de conversão
Consultar cliente

Integrações

Chaves de API e webhooks pra conectar o VOLTTAI em outros sistemas (n8n, Zapier, Make, etc).
Chaves de API
Use no header Authorization: Bearer <chave> pra chamar /api/v1/....
Webhooks
O VOLTTAI manda um POST pra essa URL toda vez que o evento escolhido acontecer.

Usuários

Quem tem acesso ao painel da sua empresa.

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WhatsApp

Conecte o número que vai receber e enviar mensagens.
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  • 1 Clique em "Conectar WhatsApp"
  • 2 Abra o WhatsApp no celular
  • 3 Menu → Aparelhos conectados → Conectar aparelho
  • 4 Aponte a câmera para o QR code
  • 5 Pronto — para usar os agendamentos